اشتباه ۱: مدیریت پرتفولیو نیاز به مدیریت طرح و پروژه داره

خیلی‌ها فکر می‌کنن که اول باید سیستم مدیریت پروژه رو سر و سامون داد، بعد رفت سراغ سیستم مدیریت طرح (اگه لازم باشه) و بعد از همه اون‌ها سیستم مدیریت پرتفولیو. واقعیت اینه که اینطور نیست. ممکنه سیستم‌های مدیریت پروژه و طرح سازمان به بلوغ نرسیده باشن و حتی اصلا هم مناسب نباشن، ولی بتونین سیستم مدیریت پرتفولیوی مناسبی مستقر کنین و ازش نتیجه هم بگیرین.

اشتباه ۲: هر شرکتی نیاز به مدیریت پرتفولیو نداره

اصلا؛ هر شرکتی حداقل یه پرتفولیوی کلی داره که کل پروژه‌ها و اقدامات شرکت رو تحت پوشش می‌گیره. حتی هر آدمی هم یه پرتفولیو داره و باید مدیریتش کنه.

بعضی شرکت‌ها که تعداد و تنوع پروژه‌ها و کارهاشون خیلی زیاد باشه اون‌ها رو تو چنتا پرتفولیو تقسیم می‌کنن تا مدیریتش راحت‌تر بشه. تو این حالت هم بهتره که اون پرتفولیوها همه زیرمجموعه «یک» پرتفولیوی کلی بشن.

مدیریت پرتفولیو چیه؟

خیلی‌ها تو درک معنی پرتفولیو و خصوصا تفاوتش با طرح مشکل دارن. این دوتا تو خیلی از منبع‌ها اینطوری تعریف می‌شن:

• طرح: مجموعه‌ای از پروژه‌ها که هدف مشترکی دارن – برای این‌که اون هدف مشترک محقق بشه لازمه که مدیریتی فراتر از مدیریت تک تک پروژه‌ها داشته باشیم که می‌شه همون مدیریت طرح.
• پرتفولیو: مجموعه‌ای از پروژه‌ها و «کارهای دیگه» که برای رسیدن به هدفی استراتژیک انجام می‌شن - «هدف»ی که تو طرح هست از جنس محصوله (۵۰٪ کاهش جرایم ترافیکی تو مدت دو سال، رسوندن آب آشامیدنی به فلان شهر و …)، ولی «هدف»ی که تو پرتفولیو هست از جنس استراتژیه؛ مثلا پولدار شدن، اعتبار کسب کردن، افزایش دانش، تبدیل شدن به بهترین پیمانکار صنعتی ایران و امثال اون‌ها.

اگه مدیریت پروتفولیو رو مدیریت یکپارچه پروژه‌ها بدونیم زیاد درست نیست؛ باید به هدف اون توجه داشته باشیم:

• هدف مدیریت پروژه: این‌که از منابع موجود بهترین استفاده رو بکنیم و پروژه موفقی به وجود بیاریم. پروژه موفق اونیه که محصولش رو تو زمان، هزینه، گستره و کیفیت تعریف شده تولید بکنه.
• هدف مدیریت پرتفولیو: مدیریت پروژه عمدتا با این سر و کار داره که با منابع تعریف شده محصول تعریف شده رو تولید کنه، ولی آیا اون محصول یا نتایج اون (پولی که بابتش می‌گیریم، اعتباری که کسب می‌کنیم، دانشی که به دست میاریم و امثال اون‌ها) واقعا ارزشش رو داره؟ جواب این سوال به پرتفولیو برمی‌گرده. مدیریت پرتفولیو با انتخاب پروژه‌ها و «کارها»، متعادل کردن اون‌ها، توزیع منابع محدود بین اون‌ها و این قبیل مسایل سر و کار داره.

به عبارت دیگه مدیریت پروژه می‌شه «درست به نتیجه رسیدن» و مدیریت پرتفولیو می‌شه «به نتیجه درست رسیدن».

قرار نیست یه شرکت هر پروژه‌ای که وجود داره رو بپذیره و انجام بده؛ قرار نیست هر پروژه داخلی‌ای (مثلا استقرار سیستم مدیریت اسناد) رو به خاطر این‌که هزینه و دردسر داره انجام نده. باید اهداف استراتژیک خودش رو بشناسه، بدونه می‌خواد به کجا برسه، بدونه چی می‌خواد و بر اون اساس بهترین پروژه‌ها و «کارها» رو انتخاب کنه. وقتی هم دارن انجام می‌شن قرار نیست بینشون «تساوی» برقرار کنیم، بلکه طوری رفتار می‌کنیم که مجموع نتایجشون بر اساس اهداف استراتژیکمون بهینه بشه.

شرکتی که قبل از پذیرفتن یه پروژه برآورد مناسبی از هزینه‌هاش نداره و حتی حساب و کتاب دقیقی از سود و زیان پروژه‌هایی که انجام داده و همینطور ارزیابی‌ای از بقیه نتایج پروژه‌ها (مثل اعتبار، فرصت و دانش) نداره، هیچ بویی از مدیریت پرتفولیو نبرده.

اگه شرکتی مدیریت پرتفولیوی مناسب نداشته باشه ممکنه خیلی زحمت بکشه و حتی ممکنه پروژه‌هاش رو هم خوب انجام بده، ولی وضعیت مناسبی نخواهد داشت. این نامناسب بودن معمولا در درجه اول وضعیت مالی شرکت رو تحت تاثیر قرار می‌ده و وقتی وضعیت مالی شرکت دچار مشکل بشه معمولا فرهنگ کاری، پتانسیل کار و خیلی چیزهای دیگه هم تحت تاثیر قرار می‌گیره و به تدریج دیگه نمی‌تونه حتی پروژه‌ها رو خوب پیش ببره.

خوب، خوشبختانه وابستگی مدیریت پرتفولیو به مدیریت پروژه خیلی کمه، چون مفهوم پرتفولیو و مفهوم پروژه با هم تفاوت کافی دارن. به همین خاطر حتی اگه سیستم مدیریت پروژه مناسبی نداشته باشین باز هم می‌تونین سیستم مدیریت پرتفولیوی موثری تو شرکت خودتون پیاده‌سازی کنین و وضعیت بهتری پیدا کنین. هر شرکتی هم که بیشتر از یه پروژه یا «کار» رو همزمان انجام می‌ده یا اصولا می‌تونه انجام بده نیاز به مدیریت پرتفولیو داره، چون همیشه با انتخاب بین کارها سر و کار داره.

تفاوت‌های پروژه و پرتفولیو

پروژه و پرتفولیو گذشته از چیزهایی که قبل از این گفتم دو تفاوت عمده دیگه هم با هم دارن که باید بهشون توجه داشت:

• پروژه طبق تعریف کاری موقته، ولی پرتفولیو می‌تونه موقت نباشه (معمولا هم نیست)، یعنی از این نظر مثل عملیاته.
• پروژه فقط با ترکیب‌های منحصر به فرد سر و کار داره و این جزئی از تعریفشه، ولی تو پرتفولیو می‌شه علاوه بر ترکیب‌های منحصر به فرد (پروژه) انواع عملیات رو هم داشت.

چون پرتفولیو می‌تونه علاوه بر پروژه، عملیات هم داشته باشه، از عبارت کلی‌تری برای اشاره به هردوی اون‌ها تو پرتفولیو استفاده می‌شه که خوبه اون رو بدونین: initiative

یه initiative هم می‌تونه پروژه باشه و هم عملیات.